PERANCANGAN APLIKASI PENCATATAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB

Oleh Mathilda Blogs 13 Mar, 2023 Posting Komentar

APLIKASI PENCATATAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB (PHP)

ABSTRAK

Dalam suatu Organisasi maupun instansi baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat, karena surat mempunyai fungsi dan peranan penting dalam sarana pencapaian tujuan dari organisasi/instansi yang bersangkutan tidak hanya sebagai alat komunikasi, melainkan sebagai bukti otentik atas kegiatan yang telah dilakukan. Yang menghasilkan suatu rekaman dari suatu proses yang dikenal dengan istilah arsip. Arsip dapat difungsikan sebagai acuan dalam pengambilan suatu kebijakan, pendokumentasian bagi suatu organisasi/instansi.

Dalam hal ini pencarian informasi surat masuk dan keluar saat ini masih memiliki kendala dan kekurangan, yaitu pada pengagendaan masih secara manual dengan menggunakan buku dan penulisan tangan. Sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pengagendaan, pencarian data, dan pembuatan laporan masuk dan surat keluar. Berdasarkan permasalahan yang terjadi, maka kami membuat Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar agar memudahkan dalam pengagendaan, pencarian data, dan pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar.

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mengalami percepatan yang tinggi membuat sebuah perubahan yang sangat luar biasa bagi kehidupan manusia. Hal ini menuntut semua sumber daya manusia untuk terus berpacu dalam meningkatkan kinerja guna mengimbangi berkembangnya teknologi. Setiap sumber daya manusia dituntut untuk terus selalu update dengan perkembangan teknologi. Penerapan teknologi yang jelas terlihat dalam suatu perusahaan diantaranya adalah dalam bidang informasi.

Semakin besar dan beragamnya data atau informasi yang terkumpul di perusahaan, menuntut adanya inovasi yang baik pada manajemen informasi, yaitu pada informasi mengenai arsip di suatu perusahaan, perlu adanya manajemen arsip agar arsip yang ada pada perusahaan tersebut dapat terkelola dengan baik. Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan ) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang. Surat adalah sarana dalam berkomunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat dapat berbentuk pemberitahuan, pernyataan, perintah, atau laporan. Meskipun teknologi komunikasi berkembang sangat pesat, peran surat belum dapat tergantikan. Surat menjadi sarana penting bagi setiap instansi maupun perusahaan. Informasi – informasi penting atau rahasia terkait dengan instansi tersebut terkandung didalamnya. Oleh karena itu setiap aktivitas yang berkaitan dengan

persuratan, baik surat masuk atau surat keluar juga perlu diperhatikan, dan sebab itu manajemen surat surat keluar atau surat masuk harus dilakukan dengan benar. Berdasarkan uraian tersebut, maka kami tertarik untuk membuat suatu aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan berbasis web. Kami mengambil masalah ini untuk mempermudah pencatatan surat yang biasa dilakukan secara manual kemudian kami mendigitalisasikan agar lebih mudah dalam pengarsipan surat masuk maupun surat keluar . Hal inilah yang menjadi latar belakang penulis untuk mengambil judul tentang “Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web”.

BAB 2

PEMBAHASAN

2. Hasil dan Pembahasan

A. Software dan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web :

My Php Admin
Xampp
Sublime
Mysql
PHP
HTML
CSS
Java Script
Adobe XD

B. Langkah-langkah/proses pembuatan Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web :

Tahap analisis kebutuhan sistem ( fitur-fitur) Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web
Tahap Pembuatan desain atau Mockup Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web
Tahap pembuatan program Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web :

Pembuatan Database Database dibuat sesuai dengan hasil dari analisis kebutuhan Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web. Database kami buat dengan nama kelompok4, memiliki 6 buah table yaitu: Table User, Table Surat Masuk, Table Surat Keluar, Table Disposisi, Table Instansi, dan Table Sett.
Pembuatan Halaman PHP Pembuatan halaman yang diperlukan berdasarkan fitur-fitur yang ingin dihadirkan Diprojek ini kami membuat total 33 file PHP
Menambah CSS dan Javascript Memperbaiki atau Memperindah tampilan user interface setiap halaman.
Penyelarasan query database di PHP Memberi query eksekusi untuk CRUD di PHP
Testing Pengetesan setiap halaman

C. Rancangan interface dalam bentuk mock-up disertai dengan penjelasan tiap bagian

1. Menu Login

Menu Login Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web

Pada laman login 2 input yaitu username dan password, dimana password sudah enkripsi MD5.

2. Welcome Page (Halaman Utama)

Halaman Utama Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web

Pada Welcome page terdapat 3 blok informasi utama, yaitu jumlah surat masuk, jumlah surat keluar dan jumlah pengguna. Di halaman ini ini juga terdapat menu navigasi, header dan footer.

3. Halaman Transaksi Surat - Surat Masuk

Halaman Surat Masuk Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web

Pada halaman transaksi surat masuk terdapat 5 fitur, yaitu tambah data, edit, delete, disposisi, setting, search dan print laporan.

4. Transaksi Surat - Surat Masuk - Tambah Surat Masuk

Laman tambah surat masuk memiliki total 8 field dimana salah satu field bereksistensi .doc/pdf dan lainnya.

5. Menampilkan upload Surat Masuk

Ini adalah tampilan ketika file di transaksi surat masuk di klik.

6. Print Surat Masuk

Ketika button print laporan di klik akan otomatis masuk ke halaman/pop up untuk mencetak transaksi surat.

7. Transaksi Surat - Surat Masuk - Edit Surat Masuk

Pada laman edit surat masuk ada 7 field isian.

8. Transaksi Surat - Surat Masuk - Disposisi Surat

Disposisi surat ini berasal dari transaksi surat masuk, ada 5 field sebagai isian.

9. Transaksi Surat - Surat Keluar

ada 6 fitur yang terdapat pada laman ini yaitu, tambah data, print laporan, search, edit, delete dan setting.

10. Transaksi Surat - Surat Keluar-Tambah Surat Keluar

Pada laman tambah data surat keluar terdapat 7 field isian, dimana salah satu field bereksistensi .doc/.pdf (file) lainnya.

11. Tampilan Upload File Surat Keluar

Fitur tampil file ini muncul ketika file yang ada pada surat keluar di klik. maka akan di arahkan ke laman ini.

12. Print Surat Keluar

Saat mengklik print laporan akan otomatis muncul pop up cetak.

13. Transaksi Surat - Surat Keluar-Edit Surat Keluar

Fitur ini berfungsi untuk mengedit atau memperbaiki kesalahan saat memasukan data surat keluar, ada 7 field pengisian.

14. Pengaturan - Instansi

Pada lama transaksi ada 9 field isian, sebagai informasi dari instansi. Pada laman ini pengguna dengan hak akses admin yang dapat mengedit informasi dari instansi.

15. Pengaturan - User

Pada laman user, pengguna dengan hak akses admin dapat mengedit/menambah atau bahkan menghapus user.

16. Pengaturan - User - Tambah User

pada laman tambah user ada 5 field isian yang tersedia, dimana salah satunya adalah hak akses untuk user.

17. Pengaturan - User - Edit User

Laman edit tipe user memiliki 3 field isian, dimana salah satunya merupakan value untuk hak akses dari user.

18. Avatar Profil - Profil User

Pada laman profil user ada 4 field isian dan satu button yaitu edit profil.

19. Avatar Profil - Profil User - Edit Profil

Pada laman edit profil user ada 5 field isian dan dua button yaitu edit simpan dan batal. Di Laman ini pengguna dengan hak akses admin/biasa dapat mengedit password.

20. Avatar Profile - Ubah Password

Pada laman edit profil user ada 5 field isian dan dua button yaitu edit simpan dan batal. Di Laman ini pengguna dengan hak akses admin/biasa dapat mengedit password.

21. Logout (Kembali ke halaman index)

D. Rancangan database yang dibuat beserta relasinya

1. Rancangan Database

Rancangan database Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web

2. Relasi Table

Relasi Table Aplikasi Pencatatan Surat Berbasis Web

E. fitur-fitur/menu halaman web

1. Index

Halaman login untuk masuk ke dalam halaman utama web

2. Welcome Page

Halaman Menu halaman Awal Web

3. Transaksi Surat - Surat Masuk

Halaman untuk melakukan pencatatan surat masuk. Kemudian halaman ini mempunya button edit, hapus, print laporan dan tambah data

4. Transaksi Surat - Surat Masuk - Tambah Surat Masuk

Halaman ini untuk melakukan penambahan data surat masuk. Terdapat dua button yaitu simpan dan batal.

5. Transaksi Surat - Surat Masuk - Edit Surat Masuk

Halaman ini untuk melakukan perubahan pada data surat masuk. Terdapat dua button yaitu simpan dan batal.

6. Transaksi Surat - Surat Masuk - Disposisi Surat

Halaman ini untuk melakukan disposisi surat masuk. Terdapat dua button yaitu edit dan hapus.

7. Transaksi Surat - Surat Masuk - Print Laporan

Ketika button print di klik akan langsung muncul pop-up print/save as pdf secara otomatis .

8. Transaksi Surat - Surat Keluar

Halaman ini untuk melakukan pencatatan surat keluar. Terdapat dua button yaitu edit dan hapus.

9. Transaksi Surat - Surat Keluar-Tambah Surat Keluar

Halaman ini digunakan untuk melakukan penambahan data surat keluar. Terdapat dua button yaitu simpan dan batal.

10. Transaksi Surat - Surat Keluar-Edit Surat Keluar

Halaman ini digunakan untuk melakukan perubahan data surat keluar. Terdapat dua button yaitu simpan dan batal.

11. Transaksi Surat - Surat Keluar - Cetak Laporan

12. Pengaturan - Instansi

Halaman ini digunakan untuk melakukan pengaturan manajemen instansi. Terdapat dua button yaitu simpan, batal dan file. Button file digunakan untuk mengupload gambar untuk logo instansi.

13. Pengaturan - User

Halaman ini digunakan untuk melakukan pengaturan pada user. Terdapat dua button yaitu edit dan hapus.

14. Pengaturan - User - Tambah User

Halaman ini digunakan untuk melakukan penambahan user. Terdapat dua button yaitu simpan dan batal.

15. Pengaturan - User - Edit User Halaman ini digunakan untuk melakukan perubahan tipe user. Terdapat dua button yaitu simpan dan batal.

16. Avatar Profil - Profil User

Halaman ini digunakan untuk menampilkan profil user dan untuk melakukan perubahan pada profil user. Terdapat satu button yaitu edit profil.

17. Avatar Profil - Profil User - Edit Profil

Halaman ini digunakan untuk melakukan perubahan pada profil user. Terdapat dua button yaitu simpan dan batal.

18. Avatar Profile - Ubah Password

Halaman ini digunakan untuk melakukan perubahan password pada profil user. Terdapat dua button yaitu simpan dan batal.

19. Logout Kembali ke halaman index.

BAB 3

KESIMPULAN

Jadi pembuatan sistem aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar yang menggunakan sistem informasi secara komputerisasi/digitalisasi ini, maka proses penginputan, pencarian data surat masuk/surat keluar dan pembuatan laporan dapat dilakukan kapan saja dalam waktu yang cepat karena data- data tersimpan dengan aman dan terstruktur, serta tidak terjadi lagi keterlambatan dalam pencarian data. Dengan adanya aplikasi pengarsipan surat ini yang berbasiskan web dapat meningkatkan kemudahan kerja khususnya dari segi proses pengelolaan surat masuk maupun surat keluar dan pembuatan laporan akan menjadi cepat dan akurat. Selain laporan ini kalian juga dapat melihat artikel-artikel lain yang membahas tentang pemrograman python dan deep learning seperti BiLSTM ini.

BAB 4

Daftar Pustaka

1.https://www.researchgate.net/publication/307759385_Perancangan_Aplikasi_Surat_Masuk_dan_Keluar_pada_PT_Angkasa_Pura_1_Semarang

2.http://eprints.umm.ac.id/36100/

3.https://www.academia.edu/12349922/Laporan_Aplikasi_Arsip_Surat_Berbasis_Web _Studi_Kasus_PT._Pos_Indonesia_

Kosongan